Microsoft 365 richtig eingerichtet und verwaltet

Der Umzug ist schnell gemacht. Die Verwaltung danach entscheidet.

Microsoft 365 ist in den meisten Betrieben schon da. Eingerichtet wurde es oft nebenbei — Postfächer angelegt, Dateien hochgeladen, fertig. Das funktioniert, bis jemand geht, bis ein Konto übernommen wird oder bis jemand eine Datei sucht, die vor drei Monaten gelöscht wurde.

Was wir übernehmen

Einrichtung und Umzug. Postfächer, Kalender, Dateien — mit einem Plan für den Umschaltzeitpunkt, damit niemand mittwochs mittags plötzlich ohne Mail dasteht.

Absicherung. Zwei-Faktor-Anmeldung für alle, Regeln für Anmeldeversuche aus dem Ausland, saubere Rechte auf gemeinsamen Ablagen. Der häufigste Schaden entsteht nicht durch eine Lücke in Microsoft, sondern durch ein Passwort, das jemand woanders auch benutzt hat.

Verwaltung im Alltag. Neuer Mitarbeiter, ausscheidender Mitarbeiter, Zugriff auf ein Postfach im Krankheitsfall, eine Verteilerliste, die niemand mehr pflegt. Das sind die Vorgänge, die regelmäßig anfallen und trotzdem nie jemandem gehören.

Sicherung der Daten. Der Punkt, der am häufigsten übersehen wird — dazu unten mehr.

Was beim Ausscheiden schiefgeht

Ein Mitarbeiter geht. Sein Konto wird gelöscht, weil es Geld kostet. Zwei Wochen später fehlt eine Nachricht, ein Angebot, eine Freigabe — und niemand kommt mehr daran.

Das ist keine Panne, sondern der Normalfall bei fehlendem Ablauf. Wir richten ein, was in so einem Moment passieren soll: Postfach sichern, Zugriff geordnet übergeben, Konto umstellen statt löschen, und erst danach abschalten.

Der blinde Fleck: Sicherung

Microsoft sichert deine Daten nicht in dem Sinn, den die meisten meinen. Es gibt einen Papierkorb und Aufbewahrungsfristen, aber keine Sicherung, die dich nach einem Verschlüsselungsangriff, einem versehentlichen Massenlöschen oder einem übernommenen Konto auf einen Stand von vor drei Wochen zurückbringt.

Das steht so auch in den Bedingungen — nur liest sie niemand, bevor er sie braucht. Wir sichern Microsoft-365-Daten deshalb zusätzlich, nach denselben Regeln wie den Rest: getrennt, unveränderbar, geprüft. Mehr dazu auf Backup und Wiederherstellung.

Was du nicht von uns hörst

Dass ihr in die Cloud müsst. Manches gehört dorthin, manches nicht — was im eigenen Haus besser aufgehoben ist, steht auf Server und Virtualisierung. Wir rechnen beides durch, statt eine Richtung zu predigen.